SimpulRakyat.co.id, Pangkep – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) Implementasi e-Arsip Terintegrasi Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Pangkep di Hotel Aryaduta Kota Makassar, Selasa (12/11/2024).
Bimtek yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ini diikuti semua instansi se-Kabupaten Pangkep.
Kepala Dinas (Kadis) Perpustakaan dan Kearsipan Pangkep, Muhiddin R berharap Bimtek ini mampu meningkatkan pengetahuan para peserta tentang kearsipan.
“Alhamdulillah, terimakasih kepada panitia yang telah bekerja keras dengan penuh semangat, semoga kegiatan Bimtek ini mampu memberikan pelajaran, pengetahuan tentang kearsipan untuk semua peserta yang hadir,” ucap Muhiddin.
Di tempat yang sama, Kabid Penyelenggaraan Kearsipan, Sapri Ambo menyampaikan bahwa kegiatan yang digelar saat ini adalah bentuk kepedulian untuk mengingatkan para OPD (Organisasi Perangkat Daerah) pentingnya pengelolaan kearsipan.
“Melalui aplikasi srikandi V3 ini, secara otomatis surat surat sudah tersimpan secara otomatis di dalam aplikasi,” katanya.
Namun demikian, kata Sapri, di dalam operasional perlu dipilah berkas atau dokumen yang tercipta ke dalam folder sesuai dengan klasifikasi kegiatan bidang dan instansinya.
“Di dalam operasional, perlu klasifikasi kegiatan bidang, supaya memberkas dalam satu folder, serta untuk memudahkan dan mengamankan dokumen dalam bentuk arsip digital,” terang dia.
Sementara Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulsel, Dr Basri yang hadir membawakan bimbingan teknis berupa pengenalan tentang pengertian arsip dinamis dan statis.
“Berdasarkan undang-undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah kumpulan catatan atau rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, atau perseorangan,” terangnya.
“Arsip dapat berupa dokumen tertulis, lisan, atau bergambar, dan disimpan dalam berbagai media, seperti kertas, elektronik, audio atau video,” tambah Basri.
Dr Basri juga menjelaskan pengertian arsip. Menurut dia, arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dikelompokkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif:
“Arsip aktif Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Contoh arsip aktif adalah kontrak bisnis yang masih berlaku, laporan keuangan terkini, surat-surat penting, dan catatan kegiatan harian. Arsip inaktif: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan ini dilakukan pemusnahan arsip jika telah melewati proses retensi arsip,” jelas Dr Basri.
Adapun arsip statis, ungkap Dr Basri lebih lanjut, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan.
“Arsip statis bersifat permanen atau tetap, dan memiliki nilai berkelanjutan. Contoh arsip statis adalah teks proklamasi, notulen rapat, dan foto peristiwa,” tandasnya.
Plt Bupati Pangkep, Syahban Sammana yang juga hadir di kegiatan Bimtek Implementasi e-Arsip Terintegrasi Kabupaten Pangkep, juga memberikan apresiasi pada pihak Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah yang melaksanakan kegiatan yang digelar saat ini.
“Semoga dengan bimtek ini kita mampu memajukan daerah kita dengan kearsipan. Saya tidak mau dengar ada operator dari instansi manapun tidak memiliki laptop, saya berharap semua Kadis adakan Laptop buat para operator,” imbuh Syahban Sammana.
Sekretaris Daerah Pangkep, Hj Suriani, juga hadir dan memberikan semangat dan apresiasi kepada panitia dan semua peserta bimtek implementasi e- Arsip Terintegrasi (Srikandi V3).
“Semoga dengan Bimtek ini, kearsipan semua instansi makin baik kedepannya,” pungkas Suriani.
Tinggalkan Balasan