SimpulRakyat.co.id, Pangkep – Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) Assamaturu Tonasa Gelombang 116 Universitas Hasanuddin (Unhas) bersama Tim Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan (TJSL) PT Semen Tonasa mengembangkan program digitalisasi arsip guna memperkuat tata kelola dokumen perusahaan.
Program tersebut dirancang sebagai solusi atas sejumlah tantangan dalam pengelolaan arsip di PT Semen Tonasa. Tantangan tersebut meliputi belum tersedianya cadangan (backup) arsip digital di sejumlah departemen, keterbatasan ruang penyimpanan arsip fisik, hingga proses pencarian dokumen dan pengajuan pemusnahan arsip yang masih memerlukan waktu relatif lama.
Selama pelaksanaan KKN, sembilan mahasiswa dari berbagai disiplin ilmu bersama Tim TJSL PT Semen Tonasa selaku pengelola gedung arsip merumuskan konsep digitalisasi yang tidak hanya mencakup alih media dokumen fisik ke format digital, tetapi juga pembenahan tata kelola arsip secara menyeluruh.
Koordinator program kerja, William Mangumban, mengatakan konsep tersebut dikembangkan untuk menghadirkan sistem pengelolaan arsip yang lebih efektif, aman, dan berkelanjutan.
“Kami berusaha menciptakan dan merekomendasikan tata kelola arsip yang lebih cepat, akurat, aman, dan berkelanjutan, sehingga setiap proses kerja dan informasi dapat diakses secara efektif,” ujar William saat mempresentasikan hasil kolaborasi tersebut di Kantor Pusat PT Semen Tonasa, Kamis (6/8/2026).
Mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, kolaborasi tersebut menghasilkan tiga output utama, yakni Website Arsip Tonasa sebagai platform pengelolaan dan pencarian dokumen digital, digital mapping untuk memetakan lokasi arsip fisik, serta penyusunan standar operasional prosedur (SOP) pengarsipan dengan konsep one gate service.
Selain itu, program tersebut juga dilengkapi rekomendasi penerapan sistem pemantauan suhu dan kelembapan ruang arsip serta skema evaluasi kinerja pengelolaan arsip berbasis balanced scorecard guna mendukung tata kelola arsip yang lebih terukur.
Presentasi hasil kolaborasi itu dihadiri Senior Manager of Communication & Secretariate PT Semen Tonasa Hardiman, Senior Manager of TJSL Abbas, TJSL & Comdev Jr Officer Muh Syahreza Rifti, serta jajaran Humas dan pengelola arsip perusahaan.
Hardiman mengapresiasi inovasi yang dikembangkan mahasiswa KKN Unhas bersama Tim TJSL PT Semen Tonasa. Menurut dia, konsep tersebut dapat menjadi masukan dalam pengembangan sistem pengelolaan arsip perusahaan.
“Kalau saya tadi memperhatikan presentasi yang disampaikan oleh adik-adik semua, itu sangat membantu kami dalam mengelola kearsipan,” kata Hardiman.
Senada dengan itu, Senior Manager of TJSL PT Semen Tonasa, Abbas, berharap hasil kolaborasi tersebut tidak berhenti pada tahap perencanaan, tetapi dapat diimplementasikan sehingga memberikan manfaat nyata bagi perusahaan.
“Kami berharap program yang telah dipresentasikan tidak berhenti sebagai sebuah konsep, melainkan dapat diimplementasikan dan memberikan manfaat nyata bagi pengelolaan arsip di PT Semen Tonasa ke depannya,” tandas Abbas.
Diketahui, kolaborasi melalui program KKN-T Assamaturu Tonasa menjadi wujud sinergi antara Universitas Hasanuddin dan PT Semen Tonasa dalam mengembangkan solusi berbasis pengetahuan untuk mendukung transformasi pengelolaan arsip perusahaan menuju sistem yang lebih modern, efektif, dan berkelanjutan. (**)
Tinggalkan Balasan